（甘肅省財政廳)

(甘肅省檔案局2003年3月31日甘財辦〔2003〕11號印發(fā)）

第一條 為了全面加強(qiáng)我省會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理工作，更好地發(fā)揮會計檔案在社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際情況，制定本實(shí)施細(xì)則。

第二條 我省各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織以及按規(guī)定應(yīng)建帳的個體工商戶（以下簡稱“各單位”），依照本實(shí)施細(xì)則管理會計檔案。

中央駐甘單位可執(zhí)行本專業(yè)系統(tǒng)的會計檔案管理辦法（以正式文件為準(zhǔn)），若本專業(yè)系統(tǒng)無統(tǒng)一的會計檔案管理辦法，則執(zhí)行本實(shí)施細(xì)則。

第三條 省財政部門和省檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)包括中央駐甘單位在內(nèi)的全省會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；市（州、地）、縣（市、區(qū)）財政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)本市（州、地）、縣（市、區(qū)）所屬各單位會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；省直各專業(yè)主管部門的會計機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)本專業(yè)系統(tǒng)直屬單位會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條  會計檔案包括會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料以及與之相關(guān)的“其它類”材料，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等，它是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要史料和憑據(jù)。預(yù)算、財務(wù)計劃、財務(wù)工作總結(jié)、財務(wù)工作制度等文件材料不屬于會計檔案范圍，應(yīng)歸入文書檔案整理保管。

第五條 各單位要把會計檔案管理納入本單位的會計工作和檔案工作一并安排，要把會計檔案作為本單位檔案的重要組成部分，統(tǒng)一進(jìn)行管理，切實(shí)做到領(lǐng)導(dǎo)、人員、制度、柜架、庫房五落實(shí)。

第六條 會計人員負(fù)責(zé)會計檔案的積累、整理、編目和移交等工作（出納人員不得整理保管會計檔案）；檔案人員負(fù)責(zé)會計檔案的接收、保管和查閱服務(wù)工作，并負(fù)責(zé)會同會計人員對到期會計檔案進(jìn)行鑒定與銷毀。

第七條 各單位應(yīng)建立健全下列會計檔案工作制度：會計檔案管理人員崗位責(zé)任制；會計檔案立卷歸檔制度；會計檔案安全保管制度；會計檔案查閱利用制度；會計檔案鑒定銷毀制度。

第八條 各單位每年形成的會計檔案，由會計機(jī)構(gòu)指定專人按照以下要求進(jìn)行整理：

（一）會計憑證

 1．每月10日前，完成上月會計憑證的整理裝訂任務(wù)。

2．裝訂之前，應(yīng)先按照《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第三章第二節(jié)的規(guī)定認(rèn)真做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。如有缺漏，應(yīng)責(zé)成有關(guān)責(zé)任人按規(guī)定補(bǔ)齊。

3．原始憑證粘貼、折疊的長度、寬度，應(yīng)與會計憑證封面相同，每本憑證裝訂角的厚度一般保持在2厘米左右，最厚不超過2.5厘米。

4．會計憑證整理好后，統(tǒng)一按記賬憑證編號順序逐月（月內(nèi)以記賬憑證編號順序確定會計憑證排列順序）逐年排列并編寫案卷順序號。如果會計憑證冊數(shù)比較多，可以每5年編寫一個案卷順序號；如果會計憑證冊數(shù)比較少，可以每10年編寫一個案卷順序號。

5．每年的會計憑證整理排列編號完畢后，統(tǒng)一編制案卷目錄一式三套。

 6．所有會計憑證編好案卷目錄后，即可裝入憑證盒入柜保管。每盒裝幾本按憑證薄厚確定，裝滿為止，但不能跨月跨年裝盒。

7．整理好的會計憑證須達(dá)到項(xiàng)目填寫齊全、簽章手續(xù)完備、裝訂整齊美觀、排列編號準(zhǔn)確、查閱利用方便的要求。

（二）會計賬簿

1．一本賬為一個整理、保管單位，即為一卷，但各種賬簿厚度一般不超過2厘米。

2．每本賬簿在立卷歸檔時都要從“1”開始，統(tǒng)一用鉛筆編寫頁碼。正面有數(shù)據(jù)記載的頁碼編寫在右上角，背面有數(shù)據(jù)記載的頁碼編寫在左上角?；铐撡~整理時統(tǒng)一將正反面都是空白的帳頁抽出；現(xiàn)金日記賬和銀行存款帳必須保持原貌，不得拆散，不得抽撕空白頁，如原已印好頁碼則無須再編。

3．凡賬簿都要在封面之后賬頁之前放置“賬簿啟用表”，并認(rèn)真填寫各個項(xiàng)目，如無帳簿啟用表，整理時務(wù)必補(bǔ)上。

 4．每年的賬簿統(tǒng)一按照現(xiàn)金賬、銀行存款帳、總賬明細(xì)賬、日記賬、輔助賬的順序進(jìn)行排列，且從“1”開始，逐年連續(xù)編寫案卷順序號。

 5．案卷號編好后，逐卷（本）編制案卷目錄一式三套。

 6．凡整理好的賬簿，要按照排列編號順序統(tǒng)一裝入卷盒內(nèi)。每盒裝幾本，以賬本薄厚確定，裝滿為止，但不同年度的賬簿不能混裝在同一盒內(nèi)。

 7．整理好的會計賬簿須達(dá)到結(jié)構(gòu)完整、項(xiàng)目齊全、頁碼準(zhǔn)確、平整美觀、查閱方便的要求。

（三）財務(wù)報告

1．各單位每年的財務(wù)報告統(tǒng)一分為下列兩部分分別進(jìn)行整理：①年度財務(wù)報告（決算，包括文字分析）；②月、季度財務(wù)報告（決算，包括文字分析）。

2．日報、旬報、半月報可不立卷歸檔，由財務(wù)部門視具體情況保存使用并進(jìn)行處理。

3．各單位的年度財務(wù)報告視頁數(shù)多少，一年立一卷或若干卷， 不得與月、季度報表混合整理；月、季度財務(wù)報告視份數(shù)、頁數(shù)多少，可一年立一卷，也可每季度或每半年各立一卷；每卷厚度一般不超過2厘米。

 4．一個卷內(nèi)有若干份報表時，按時間順序進(jìn)行排列，其中紙張?zhí)〉膽?yīng)按照A4標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行背貼。

 5．凡財務(wù)報告卷編寫頁碼，正面有字的編在右上角，背面有字的編在左上角。每本卷均從“1”編起，一卷一個順序號。

 6．年度財務(wù)報告統(tǒng)一按年度順序單獨(dú)排列并編寫案卷順序號；各年度的月、季度財務(wù)報告統(tǒng)一按時間順序另行排列并編寫案卷順序號，逐年接續(xù)；年度財務(wù)報告與月、季度財務(wù)報告整理好之后，應(yīng)分別裝進(jìn)按規(guī)定制作的卷盒內(nèi)，不同年度的不能混裝。

 7．案卷順序號編好后，逐卷編制案卷目錄一式三套。

 8．整理好的財務(wù)報告，應(yīng)達(dá)到目錄備考齊全、頁碼編寫無誤、裝訂整齊美觀、封面填寫正確的要求。

第九條 各單位整理會計檔案，統(tǒng)一使用由省財政廳、省檔案局監(jiān)制的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告的封面、備考表、卷盒、憑證包角紙和會計檔案案卷目錄表格，并按規(guī)范填寫所設(shè)置的各個項(xiàng)目。

第十條 各單位當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了之后，可由會計機(jī)構(gòu)再保管一年，并在期滿次年的三月底之前移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。因財務(wù)工作需要也可適當(dāng)延長移交時間，但最長不超過三年，具體由各單位確定。移交時經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)檢查不符合整理編目規(guī)定的，由會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)重新整理。接收之后一般不再拆封，確需拆封的檔案機(jī)構(gòu)（人員）須與會計機(jī)構(gòu)（人員）共同進(jìn)行，以分清責(zé)任。

第十一條 各單位要認(rèn)真貫徹《檔案法》關(guān)于集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則。會計機(jī)構(gòu)不得以某種理由拒絕按規(guī)定向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交會計檔案，更不允許會計人員個人自行封存所經(jīng)手的會計檔案。檔案機(jī)構(gòu)不得以某種理由拒絕按規(guī)定接收會計檔案。

第十二條 各單位檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守本單位會計檔案秘密，并嚴(yán)格按照規(guī)定向有關(guān)人員提供查閱、復(fù)制服務(wù)。嚴(yán)禁查閱人員在會計檔案上涂畫、拆封或抽換撕扯會計檔案，違者按《會計法》、《檔案法》規(guī)定嚴(yán)肅處理。

第十三條 會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起，分為永久和定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年和25年五種。以上所定會計檔案保管期限為各相應(yīng)會計檔案應(yīng)保管的最低期限，在整理會計檔案時應(yīng)逐本逐卷具體標(biāo)明。各類會計檔案的保管期限按照財政部、國家檔案局1998年8月發(fā)布的《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。

第十四條 保管期限已滿的會計檔案如仍需查閱利用，各單位可根據(jù)實(shí)際需要適當(dāng)延長保管時間。如需銷毀，按以下程序進(jìn)行：

（一）由本單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，并由檔案機(jī)構(gòu)、會計機(jī)構(gòu)派員共同組成鑒定小組。

（二）對已滿或超過保管期限且打算銷毀的會計檔案逐卷進(jìn)行鑒定。

（三）抽出正在建設(shè)期間的基建項(xiàng)目會計檔案和與未結(jié)清債權(quán)債務(wù)有關(guān)的原始憑證及會計賬簿繼續(xù)保管。

（四）對已無繼續(xù)保存價值并確定銷毀的會計檔案，分門別類逐卷編制銷毀清冊，列明卷號、名稱、形成年月、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀原因，并書面提出綜合性的銷毀意見。

（五）將銷毀意見和銷毀清冊提交本單位領(lǐng)導(dǎo)研究審查，同意后由單位負(fù)責(zé)人簽署意見。

（六）各單位銷毀會計檔案由本單位檔案機(jī)構(gòu)、會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷，其中黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體同時要有同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷，財政部門同時要有同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

（七）監(jiān)銷人員在銷毀前要依據(jù)批準(zhǔn)的銷毀清冊對即將銷毀的會計檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，銷毀后要在銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位領(lǐng)導(dǎo)。

第十五條 采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，既要保存電子會計檔案，又要保存紙質(zhì)會計檔案，以免電子會計檔案信息丟失后造成無法彌補(bǔ)的損失。

第十六條 單位發(fā)生變化，其會計檔案的歸屬與查閱、復(fù)制根據(jù)不同情況按如下辦法處置：

（一）單位因撤銷、解散、破產(chǎn)等原因而終止的，終止前形成的會計檔案，由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管，也可移交有關(guān)檔案館代管。

（二）單位因某種原因分立，如原單位存續(xù)的，其會計檔案由原單位統(tǒng)一保管；如原單位解散的，其會計檔案通過各方協(xié)商交由其中一方代管或移交有關(guān)檔案館代管；如分立時有未結(jié)清的會計事項(xiàng)，其所涉及的會計憑證、會計賬簿須抽出交由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存。

（三）一個單位的部分業(yè)務(wù)移交給另一個單位辦理，所涉及的會計檔案由原單位保存，但對有關(guān)未結(jié)清的會計事項(xiàng)所涉及的原始憑證，要單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存到會計事項(xiàng)結(jié)清為止。

（四）幾個單位合并為一個單位，原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原來各單位的會計檔案由合并后的單位統(tǒng)一保管。如原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案則仍由原各單位保管。

（五）會計檔案的保管單位發(fā)生變化后，原各有關(guān)單位均可按規(guī)定查閱、復(fù)制與其有關(guān)的會計檔案，新保管會計檔案的單位應(yīng)按規(guī)定給予查閱。

第十七條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計檔案，在工程決算出來之后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接收單位。

第十八條 凡會計檔案的保管單位發(fā)生變化時，由原單位負(fù)責(zé)按規(guī)定整理好之后方可移交。

第十九條 單位內(nèi)部的會計機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)之間或單位與單位之間交接會計檔案，按照以下程序進(jìn)行：

（一）由移交方分門別類逐卷（冊）編制會計檔案案卷目錄一式三套，其中兩套作為會計檔案移交清冊，一套交接收方作為日常查閱會計檔案使用。

（二）交接雙方按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)進(jìn)行清點(diǎn)。

（三）交接會計檔案時，交接雙方經(jīng)辦人和交接雙方負(fù)責(zé)人（作為監(jiān)交人）均應(yīng)在場，并在清點(diǎn)無誤后，由雙方交接經(jīng)辦人、監(jiān)交人共同在移交清冊上簽名或蓋章，同時加蓋交接雙方單位（機(jī)構(gòu)）的公章。

（四）會計檔案移交清冊一式兩套，交接雙方各存一套備查。

第二十條 本實(shí)施辦法由甘肅省財政廳、甘肅省檔案局共同負(fù)責(zé)解釋，自2003年1月1日起施行，以往與本實(shí)施辦法不相符合的規(guī)定同時廢止。