第一條  為了適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要，規(guī)范機(jī)關(guān)單位歸檔文件整理方法，提高工作效率，依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000），結(jié)合我省實(shí)際，制定本《細(xì)則》。

第二條  本《細(xì)則》適用于全省各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和其他社會(huì)組織在其職能活動(dòng)中形成并已辦理完畢，作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料的整理。

第三條  本《細(xì)則》規(guī)定了歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列具體整理方法。

第四條  歸檔文件的整理單位

（一）歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行整理，一般以一份文件為一件；

（二）文件的正本與定稿合為一件；

（三）正文與附件合為一件；

（四）原件與復(fù)印件合為一件；

（五）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文合為一件；

（六）同一年度內(nèi)相關(guān)的請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函各合為一件，跨年度的各為一件；

（七）文件處理單與相關(guān)文件合為一件；

（八）報(bào)表、名冊、圖表、介紹信存根、會(huì)議記錄等按其本來的裝訂方式，一個(gè)自然本（冊）為一件。

第五條  歸檔文件的裝訂

（一）凡歸檔文件統(tǒng)一按“件”進(jìn)行裝訂。

（二）裝訂文件之前，應(yīng)先檢查其是否齊全完整。有缺張少頁或附件等不齊全的應(yīng)設(shè)法補(bǔ)齊，有破損的應(yīng)予修整，有字跡模糊或易褪變的應(yīng)予恢復(fù)或復(fù)制，重要的傳真件必須復(fù)制，裝訂邊太窄的應(yīng)適當(dāng)加寬，紙張大于A4標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)按A4標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行折疊或裁切，紙張小于16開標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)按A4標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行背貼。在進(jìn)行上述工作的同時(shí)，要注意剔除多余的重份文件和不必要的復(fù)制件。

（三）一份文件由幾部分組成，裝訂時(shí)按下列方法排序：

1．正本在前，定稿在后；

2．正文在前，附件在后；

3．原件在前，復(fù)制件在后；

4．轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

5．請示與批復(fù)作為一件時(shí)批復(fù)在前，請示在后；

6．不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；原文本在前，譯文本在后；

7．文書處理單需保留，置于相關(guān)文件之前，按文件首頁對(duì)待。

（四）裝訂文件時(shí)盡量把四邊都取齊，至少把左邊與下邊分別對(duì)齊。

（五）列為短期保存的文件及本來已裝訂成冊的刊物、書籍、會(huì)議記錄、介紹信存根、報(bào)表、名冊等，可以保持原貌，不再拆開重新裝訂。

（六）列為永久和長期保存的文件，采用不銹鋼夾或線繩進(jìn)行裝訂。使用不銹鋼夾裝訂時(shí)，為減少厚度，單號(hào)文件（指在盒內(nèi)的排列順序號(hào)）在左上側(cè)2厘米處裝訂，雙號(hào)文件在左上側(cè)4厘米處裝訂，一份文件使用一個(gè)鋼夾；使用線繩裝訂時(shí)，統(tǒng)一采用“三孔法”在距左側(cè)邊沿1.2厘米處裝訂，中孔取紙張的中點(diǎn)，上下孔各距孔7厘米。文件太薄，如不便使用鋼夾或線繩裝訂時(shí)，可使用少量膠水按“三孔法”裝訂的位置逐頁粘貼；文件過厚不便于使用鋼夾時(shí)，可采用“三孔法”進(jìn)行裝訂。

第六條  歸檔文件的分類

（一）一個(gè)單位歸檔文件的分類，可視具體情況采取下列兩種方法中的一種：

1．“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)”分類法

此法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)較多、分工較細(xì)、文件量大的單位，其具體操作方法是：第一步，把歸檔文件按保管期限分開；第二步，把同一保管期限內(nèi)的文件按年度分開，其中跨年度的會(huì)議、事件、臨時(shí)性工作等類似情況形成的文件材料，放在會(huì)議、事件、臨時(shí)性工作等類似情況結(jié)束的年度；第三步，把同一保管期限內(nèi)各年度的文件單位的內(nèi)容機(jī)構(gòu)分開。

2．“保管期限—年度—問題”分類法

此法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)少、分工較粗、文件量小的單位。其具體操作方法是：第一步，把歸檔文件按保管期限分開；第二步，把同一保管期限內(nèi)的歸檔文件按年度分開，其中跨年度的會(huì)議、事件、臨時(shí)性工作等類似情況形成的文件材料，放在會(huì)議、事件、臨時(shí)性工作等類似情況結(jié)束的年度；第三步，把同一保管期限內(nèi)各年度的文件材料按問題分開。

（二）一個(gè)單位的歸檔文件在整理時(shí)，須先制定出分類方案。分類方案確定之后，在單位無大變化的情況下，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不宜大動(dòng)。

第七條  歸檔文件的排列編號(hào)

（一）歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)進(jìn)行排列。

（二）一般按照文件的形成時(shí)間或文號(hào)的先后順序排列。

（三）同一事由、同一事件或同一問題的文件按形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。

（四）不同理由、不同事件、不同問題的文件材料，按事由、事件或問題結(jié)束的時(shí)間順序、共同屬性或重要程度進(jìn)行排列。

（五）會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件材料應(yīng)分別集中排列在一起。

（六）因故在整理時(shí)未能及時(shí)歸檔的文件，歸檔后可將其排列在相應(yīng)類別的最后，并在備考表中加以說明。

（七）所有文件按要求裝訂、分類、排列完畢之后，即應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，以固定分類、排列次序：

1．編頁號(hào)：正面編在右上角，背面有文字圖表的編在左上角，每份文件均從“1”開始編寫頁號(hào)。

2．編件號(hào)：按照歸檔文件的分類體系和排列順序逐件編寫在歸檔章的相應(yīng)欄目內(nèi)。

3．加蓋并填寫歸檔章：在每份文件首頁上端靠右的空白處加蓋歸檔章并填寫各項(xiàng)目（確有特殊情況者可酌情處理）。

第八條  編制歸檔文件目錄

（一）凡歸檔文件在裝訂、分類、排列、編號(hào)完畢后，即應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的分類體系和排列編號(hào)順序逐件編制歸檔文件目錄。

（二）采用第一、二種分類方法的單位，根據(jù)其機(jī)構(gòu)或問題類別的排序，按永久、長期、短期各一個(gè)流水號(hào)，分別編制歸檔文件目錄。

（三）無論采用哪一種分類方法，編制歸檔文件目錄時(shí)，遇到不同的機(jī)構(gòu)、問題類別或年度時(shí)，均新起一頁再連續(xù)編寫。遇到不同的機(jī)構(gòu)、問題類別或年度起新頁時(shí)，應(yīng)在“題名”欄第一行正中顯著地標(biāo)出機(jī)構(gòu)名稱、問題類名或具體年度，“如人事教育處”、“行政管理類”、“2002年”等。

（四）凡不進(jìn)館檔案編制歸檔文件目錄一式兩套，一套作為備查，一套作為日常查檔使用。如系進(jìn)館檔案，則再增加一套，以備日后向檔案館移交檔案時(shí)使用。

（五）歸檔文件目錄為豎式，各項(xiàng)目的填寫方法如下：

1．件號(hào)：填寫歸檔章內(nèi)的“室編件號(hào)”；

2．責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的機(jī)關(guān)或個(gè)人的姓名，一般以文件的蓋章或署名為準(zhǔn)，機(jī)關(guān)應(yīng)填寫全稱或通用簡稱；

3．文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)，包括代字、年度和文件發(fā)出的順序編號(hào)，一般不得省略其中的某一部分；

4．題名：照錄文件標(biāo)題，不得省略或變更。無標(biāo)題或標(biāo)題不能揭示文件內(nèi)容的文件，要自擬標(biāo)題填寫，外加“〔〕”以示自擬。

5．日期：填寫文件的形成時(shí)間，一般以落款為準(zhǔn)，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2001年5月2日、2001年11月8日分別標(biāo)注為20010502和20011108。

6．頁數(shù)：填寫每份文件的總頁數(shù)，總頁數(shù)以每份文件的最后一個(gè)頁號(hào)為準(zhǔn)。

7．備注：必要時(shí)簡要注釋文件需要說明的某一特殊情況，需要說明的內(nèi)容較多時(shí)應(yīng)填寫在備考表內(nèi)。

（六）歸檔文件目錄編制好后，應(yīng)按套分別裝訂成冊。

1．每本目錄均應(yīng)自“1”開始統(tǒng)一編寫頁碼，以便于檢索。

2．每本目錄的厚度不超過2厘米。

3．每本目錄裝訂時(shí)均要使用統(tǒng)一樣式的歸檔文件目錄封面，封面各項(xiàng)目填寫的方法要求如下：

a、全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或通用簡稱；

b、年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度，如：“2001”、“2001—2003”等；

c、保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限，直接填寫永久、長期或短期。

d、“機(jī)構(gòu)（問題）”：采用本《細(xì)則》分類編號(hào)方法整理歸檔文件，此欄不填寫。

第九條  歸檔文件裝盒

（一）采用第一、二種分類方法排列、編號(hào)、編目的單位，按照永久、長期、短期三個(gè)編號(hào)順序分別裝盒，裝滿為止。一個(gè)機(jī)構(gòu)或問題的歸檔文件比較多，可以按排列順序單獨(dú)裝一盒或幾盒；幾個(gè)機(jī)構(gòu)或類別的歸檔文件都比較少，可以按排列順序合裝一盒。但同一個(gè)機(jī)構(gòu)或類別的文件一般不跨盒存放（除非量很大），不同保管期限的文件不得混合裝盒。

（二）一盒文件裝好后，即應(yīng)在文件后面放置備考表。備考表所設(shè)各項(xiàng)目的填寫方法如下：

1．盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件的齊全完整程度、損壞情況以及整理歸檔后修改、補(bǔ)充、移出、銷毀的情況等。

2．整理人：填寫整理歸檔文件人員的姓名。

3．檢查人：填寫檢查歸檔文件整理質(zhì)量人員的姓名。

4．日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。

（三）檔案盒封面和盒脊（底）各項(xiàng)目的填寫方法如下：

1．全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或通用簡稱。

2．全宗號(hào)：按同級(jí)國家綜合檔案館給定的全宗號(hào)填寫，未給全宗號(hào)的暫時(shí)空置。

3．年度：填寫盒內(nèi)歸檔文件的形成年度。

4．保管期限：填寫盒內(nèi)歸檔文件的所屬保管期限，用漢字全稱書寫，即“永久”、“長期”、“短期”。

5．機(jī)構(gòu)（問題）：如本單位每個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問題類別的文件比較多，可以單獨(dú)裝滿盒，此項(xiàng)則填寫；如本單位每個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問題類別的文件比較少，多數(shù)盒都裝了若干個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問題類別的文件，則此項(xiàng)不填寫。

6．起止件號(hào)：在室編欄填寫盒內(nèi)歸檔文件排列最前和最后的文件件號(hào)，期間用“—”號(hào)連接，館編欄空置。

7．盒號(hào)：在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。

第十條  工業(yè)企業(yè)、科技事業(yè)單位的文書檔案，可以延續(xù)原分類方法，也可采用本《細(xì)則》的分類方法，但裝訂、排列、編號(hào)、編目、裝盒等具體整理方法應(yīng)與本《細(xì)則》相一致。

第十一條  凡歸檔文件整理所用的各種材料，均應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保護(hù)的規(guī)定，整理過程中應(yīng)最大限度地維護(hù)歸檔文件的原貌，不使其受到損壞。

第十二條  本《細(xì)則》未及事項(xiàng)以《歸檔文件整理規(guī)則》為準(zhǔn)。

第十三條  本《細(xì)則》自2002年1月1日起施行，由甘肅省檔案局負(fù)責(zé)解釋。